Google Kalender teilen: So klappt es mit der Familie (auch auf iPhone und in Outlook)

Wenn du deinen Google Kalender teilen möchtest, damit Partner oder Familie dieselben Termine sehen, bist du in wenigen Minuten fertig. Dasselbe gilt für den Apple Kalender auf dem iPhone und für Outlook. Diese Anleitung zeigt dir für alle drei den Weg, erklärt, welche Berechtigung du vergeben solltest, und sagt ehrlich, wo ein geteilter Kalender im Familienalltag nicht mehr ausreicht.

Ein Hinweis vorab: Die Anbieter ändern ihre Menüs immer wieder. Die Bezeichnungen können bei dir leicht abweichen. Der Weg führt aber immer über die Einstellungen des jeweiligen Kalenders zum Punkt Freigabe.

Vorher klären: eigenen Kalender freigeben oder gemeinsamen Kalender erstellen?

Es gibt zwei Wege, und sie fühlen sich im Alltag sehr unterschiedlich an.

• Den eigenen Kalender freigeben. Die andere Person sieht deine Termine. Praktisch, um zu wissen, wann du im Büro bist. Es landet aber auch alles dort, was die Familie gar nicht betrifft.
• Einen gemeinsamen Kalender erstellen. Ihr legt zusätzlich einen neuen Kalender an, zum Beispiel „Familie“, und teilt nur diesen. Private und berufliche Termine bleiben getrennt, und alle wissen: Was hier steht, geht alle an.

Für Familien ist der zweite Weg fast immer der bessere. Du kannst beides kombinieren: einen Familienkalender zum Bearbeiten für alle und den eigenen Kalender nur zur Ansicht für den Partner.

Google Kalender teilen: Schritt für Schritt

Am zuverlässigsten geht das am Computer im Browser, weil dort alle Freigabeoptionen verfügbar sind.

1. Öffne Google Kalender im Browser und melde dich an.
2. Für einen neuen Familienkalender: Klicke links neben „Weitere Kalender“ auf das Plus und wähle die Option, einen neuen Kalender zu erstellen. Gib ihm einen eindeutigen Namen.
3. Fahre links in der Liste mit der Maus über den Kalender, den du teilen willst, öffne das Menü mit den drei Punkten und wähle die Einstellungen und Freigabe.
4. Suche den Abschnitt zur Freigabe für bestimmte Personen und füge die E-Mail-Adresse der Person hinzu.
5. Wähle die Berechtigung und sende die Einladung. Die andere Person bekommt eine E-Mail und fügt den Kalender mit einem Klick hinzu.

Wenn du den Google Kalender mit dem Partner teilen willst, achte besonders auf die Berechtigung. Google unterscheidet im Kern vier Stufen: nur sehen, ob du frei oder belegt bist, alle Termindetails sehen, Termine ändern sowie Termine ändern und die Freigabe verwalten. Für einen Familienkalender, in den beide eintragen, brauchst du mindestens die Stufe zum Ändern von Terminen.

Gut zu wissen: Wer bei Google eine Familiengruppe einrichtet, bekommt automatisch einen gemeinsamen Kalender namens „Familie“, den alle Mitglieder der Gruppe sehen und bearbeiten können.

iPhone Kalender teilen: so geht es bei Apple

Um den Apple Kalender teilen zu können, muss der Kalender in iCloud liegen. Kalender, die nur lokal auf dem Gerät oder bei einem anderen Konto gespeichert sind, lassen sich auf diesem Weg nicht freigeben.

1. Öffne die Kalender-App und tippe unten auf „Kalender“.
2. Lege bei Bedarf einen neuen Kalender an und achte darauf, dass er unter iCloud gespeichert wird.
3. Tippe neben dem gewünschten Kalender auf das Info-Symbol.
4. Wähle die Option, eine Person hinzuzufügen, und gib Namen oder E-Mail-Adresse ein.
5. Lege fest, ob die Person Termine bearbeiten oder nur ansehen darf.

Die eingeladene Person erhält eine Einladung und muss sie annehmen. Wenn ihr die Familienfreigabe von Apple nutzt, gibt es zusätzlich automatisch einen gemeinsamen Kalender „Familie“ für alle Mitglieder. Am reibungslosesten läuft das, wenn alle in der Familie Apple-Geräte verwenden.

Outlook Kalender teilen

Auch in Outlook findest du die Freigabe direkt im Kalender. Das gilt für Outlook im Browser ebenso wie für die Programme auf dem Computer, auch wenn die Schaltflächen etwas anders aussehen.

1. Wechsle in Outlook in die Kalenderansicht.
2. Suche oben die Schaltfläche zum Freigeben des Kalenders und wähle den Kalender aus.
3. Gib die E-Mail-Adresse der Person ein.
4. Wähle, ob sie alle Details nur ansehen oder auch bearbeiten darf, und sende die Freigabe.

Ein wichtiger Punkt: Wenn dein Outlook-Konto vom Arbeitgeber stammt, kann die Freigabe an private Adressen eingeschränkt oder gar nicht erlaubt sein. Das legt die Firma fest. Für einen Familienkalender ist ein privates Konto ohnehin die sauberere Wahl.

Wo geteilte Kalender in der Familie an Grenzen stoßen

Einen Kalender teilen ist ein guter erster Schritt, und für viele Paare reicht er lange aus. Mit Kindern, mehreren Betreuungspersonen und vollem Wochenplan zeigen sich aber typische Schwächen. Sie liegen nicht an schlechter Software, sondern daran, dass diese Kalender für Termine einzelner Personen gebaut sind.

• Gemischte Geräte. Wenn eine Person bei Apple zu Hause ist und die andere bei Google, müsst ihr euch für eine Seite entscheiden. Die jeweils andere Person braucht dort ein Konto und richtet es auf ihrem Gerät ein.
• Termine ja, Aufgaben nein. „Laternenumzug am Freitag“ steht im Kalender. Dass vorher jemand die Laterne basteln und Batterien für das Licht kaufen muss, steht nirgends oder in einer anderen App.
• Keine klare Zuständigkeit. Ein Termin im Familienkalender sagt, dass etwas stattfindet. Wer hinfährt, klärt ihr weiter per Nachricht.
• Weitere Personen. Großeltern oder Babysitter sollen sehen, wann sie gebraucht werden, aber nicht jeden Arzttermin. Das geht nur mit zusätzlichen Kalendern, und die wollen gepflegt werden.
• Unterlagen fehlen. Der Elternbrief, die Packliste für die Klassenfahrt und das Formular für den Sportverein liegen in Mails, Chats und auf dem Küchentisch.

Wenn du dich hier wiedererkennst, hilft dir unser Überblick, wie ihr einen Familienkalender auswählt und einrichtet. Und falls das eigentliche Problem ist, dass eine Person an alles denken muss, lies weiter beim Thema Mental Load.

Duppy: wenn Termine allein nicht reichen

Aus genau diesen Lücken ist Duppy entstanden, eine App für die Familienorganisation, die bald für iOS und Android erscheint. Termine, Aufgaben, Fristen, Listen, Notizen und Dokumente liegen dort in einem gemeinsamen Bereich, und jeder Eintrag zeigt, wer zuständig ist. Du kannst mit einem Konto mehrere Gruppen führen, zum Beispiel für die Familie, die Großeltern oder die Babysitterin. Einträge sind standardmäßig geteilt und bleiben privat, wenn du sie so markierst. Die Daten werden in der Europäischen Union gespeichert.

Häufige Fragen

Wie kann ich meinen Google Kalender mit meinem Partner teilen?

Öffne Google Kalender im Browser, gehe beim gewünschten Kalender über die drei Punkte in die Einstellungen und Freigabe und füge im Abschnitt für bestimmte Personen die E-Mail-Adresse deines Partners hinzu. Wähle eine Berechtigung, mit der er oder sie Termine ändern darf, wenn ihr beide eintragen wollt.

Kann ich einen iPhone Kalender mit einem Android-Nutzer teilen?

Die Freigabe im Apple Kalender läuft über iCloud und ist für Personen mit Apple-Account gedacht. Für gemischte Haushalte ist es meist einfacher, einen Kalender bei einem Anbieter zu nutzen, den beide auf ihrem Gerät einrichten können, oder eine App zu verwenden, die auf iOS und Android gleichermaßen läuft.

Sieht die andere Person alle meine Termine, wenn ich meinen Kalender teile?

Sie sieht nur den Kalender, den du freigibst, und nur in dem Umfang, den du mit der Berechtigung festlegst. Wenn du einen eigenen Familienkalender erstellst und nur diesen teilst, bleiben deine anderen Kalender unsichtbar.

Warum kann ich meinen Outlook Kalender nicht mit einer privaten Adresse teilen?

Bei Konten vom Arbeitgeber legt die Firma fest, ob Kalender nach außen freigegeben werden dürfen. Ist die Freigabe eingeschränkt, kannst du das selbst nicht ändern. Nutze für den Familienkalender am besten ein privates Konto.