Partager un agenda Google, Apple ou Outlook avec sa famille : le guide pratique

Vous avez déjà un agenda sur votre téléphone, votre conjoint ou conjointe aussi, et pourtant vous vous envoyez encore des messages pour savoir qui est libre jeudi soir. La solution tient en quelques minutes : partager un agenda Google, un calendrier Apple ou un calendrier Outlook pour que toute la famille regarde la même chose. Voici comment faire avec chacun des trois, puis ce qu'il faut savoir de leurs limites pour un usage familial.

Une précision avant de commencer : les menus de ces applications évoluent régulièrement. Les intitulés peuvent donc différer légèrement de ceux indiqués ici, mais la logique reste la même.

Avant tout : créer un agenda partagé dédié à la famille

Le réflexe le plus courant consiste à partager son agenda principal. Mauvaise idée : votre famille n'a pas besoin de voir vos réunions de travail, et vous n'avez pas envie que quelqu'un les déplace par erreur. Mieux vaut créer un agenda partagé à part, nommé « Famille », dans lequel chacun note ce qui concerne le foyer.

Deux autres décisions à prendre dès le départ :

• Les droits. Entre adultes, accordez le droit de modifier. Un agenda en lecture seule oblige une seule personne à tout saisir.
• L'outil. Choisissez celui que la majorité de la famille utilise déjà. Si vous hésitez encore, notre guide pour choisir un agenda partagé en famille passe les critères en revue.

Partager un agenda Google, étape par étape

Depuis un ordinateur

Le partage se règle depuis la version web de Google Agenda, dans un navigateur. L'application mobile sert surtout à consulter et à modifier les événements.

1. Ouvrez Google Agenda dans votre navigateur et connectez-vous.
2. Dans la colonne de gauche, créez un nouvel agenda (cherchez le « + » à côté de la liste des agendas) et nommez-le « Famille ».
3. Survolez cet agenda dans la liste, ouvrez son menu, puis les paramètres de partage.
4. Dans la partie consacrée au partage avec des personnes précises, ajoutez l'adresse e-mail de chaque membre de la famille.
5. Choisissez le niveau d'autorisation : voir uniquement les disponibilités, voir tous les détails, ou modifier les événements. Pour un autre parent, retenez la modification.

La personne invitée reçoit un e-mail avec un lien pour ajouter l'agenda à sa propre liste. À noter : si vous avez créé un groupe familial Google, un agenda « Famille » commun à ses membres existe en principe déjà dans votre liste.

Un agenda Google partagé sur iPhone

Sur iPhone, vous avez deux possibilités pour retrouver votre agenda Google partagé :

• Installer l'application Google Agenda et vous y connecter : les agendas partagés acceptés apparaissent dans la liste.
• Ajouter votre compte Google à l'iPhone, dans les réglages consacrés aux comptes et au calendrier, en activant la synchronisation des calendriers. Les événements s'affichent alors dans l'application Calendrier d'Apple.

Si l'agenda partagé n'apparaît pas dans l'application d'Apple, vérifiez du côté de votre compte Google que cet agenda est bien coché dans les options de synchronisation.

Partager un calendrier sur iPhone avec Calendrier d'Apple

Si toute la famille utilise des appareils Apple, le calendrier iCloud est le chemin le plus court.

1. Ouvrez l'application Calendrier et affichez la liste des calendriers.
2. Créez un calendrier iCloud nommé « Famille », ou choisissez-en un existant.
3. Touchez le bouton d'information à côté de son nom, puis l'option permettant d'ajouter une personne.
4. Saisissez le contact ou l'adresse e-mail de la personne, et vérifiez qu'elle est autorisée à modifier.

Si vous avez configuré le Partage familial d'Apple, un calendrier « Famille » commun est créé automatiquement pour ses membres. En revanche, le partage complet suppose que chacun ait un compte iCloud : avec une personne sur Android, l'expérience est nettement moins pratique.

Partager un calendrier Outlook

Outlook est très répandu au travail, et certains foyers l'utilisent aussi à la maison avec un compte Microsoft personnel.

1. Ouvrez Outlook (sur le web ou dans l'application pour ordinateur) et passez à la vue Calendrier.
2. Créez de préférence un calendrier distinct pour la famille.
3. Cherchez la fonction de partage du calendrier, dans la barre d'outils ou par un clic droit sur le nom du calendrier.
4. Indiquez l'adresse e-mail de la personne et choisissez ce qu'elle peut faire : voir tous les détails ou modifier.

Un conseil : évitez d'y mêler votre calendrier professionnel. Les comptes d'entreprise limitent parfois le partage vers l'extérieur, et vos collègues n'ont pas à tomber sur le rendez-vous chez le pédiatre.

Les limites de ces agendas pour une famille

Google Agenda, Calendrier d'Apple et Outlook sont d'excellents calendriers. Ils ont été conçus avant tout pour gérer des rendez-vous, et la vie de famille déborde largement de ce cadre :

• Tout n'est pas un rendez-vous. « Renvoyer le dossier de la cantine avant vendredi » est une tâche avec une échéance, pas un créneau horaire. Elle finit souvent dans une autre application, ou nulle part.
• Le responsable n'est pas toujours clair. Un événement partagé indique quand, rarement qui s'en occupe. Il faut l'écrire dans le titre.
• Les documents sont ailleurs. L'ordonnance, le mot de l'école ou la liste de fournitures restent dans les mails ou la galerie photo.
• Les familles mixtes iPhone et Android doivent choisir un écosystème, et l'un des deux adultes s'adapte.
• Le cercle élargi est délicat. Donner accès à la baby-sitter ou aux grands-parents sans tout leur montrer demande de multiplier les calendriers.

Pour beaucoup de familles, ces limites sont tout à fait acceptables. Si vous les sentez au quotidien, c'est le signe qu'il vous faut un outil qui réunisse agenda, tâches et listes.

Et si l'agenda ne suffit plus ? Un mot sur Duppy

C'est précisément pour ces situations que nous développons Duppy : un espace partagé pour les rendez-vous, les tâches, les échéances, les listes, les notes et les documents de la famille. Chaque engagement indique qui en est responsable et apparaît aussi bien dans le calendrier que dans la liste des choses à faire. Vous pouvez créer plusieurs groupes avec un seul compte (famille, grands-parents, baby-sitter, école), et ce que vous marquez comme privé le reste.

Duppy n'est pas encore disponible : l'application arrivera bientôt sur iOS et Android. Vous pouvez dès maintenant voir ce qui se prépare sur le site de Duppy.

Questions fréquentes

Comment partager un agenda Google avec une autre personne ?

Ouvrez Google Agenda dans un navigateur, survolez l'agenda à partager dans la colonne de gauche, ouvrez ses paramètres de partage, ajoutez l'adresse e-mail de la personne et choisissez son niveau d'autorisation (voir ou modifier). Elle reçoit un e-mail pour ajouter l'agenda à sa liste.

Peut-on partager un agenda Google depuis un iPhone ?

L'application mobile sert à consulter et modifier les événements ; les réglages de partage se font depuis la version web de Google Agenda, de préférence sur un ordinateur. Une fois le partage effectué, l'agenda est visible sur iPhone dans l'application Google Agenda ou dans Calendrier d'Apple si le compte Google est ajouté au téléphone.

Comment partager un calendrier Outlook avec sa famille ?

Dans Outlook, passez à la vue Calendrier, créez de préférence un calendrier dédié à la famille, utilisez la fonction de partage du calendrier, saisissez l'adresse e-mail de la personne et choisissez si elle peut seulement voir les détails ou aussi modifier les événements.

Faut-il partager son agenda principal ou créer un agenda à part ?

Mieux vaut créer un agenda séparé, nommé par exemple « Famille ». Vos rendez-vous professionnels et personnels restent privés, personne ne risque de les modifier par erreur, et chacun peut afficher ou masquer l'agenda familial selon ses besoins.