Condividere il calendario Google (e quello di iPhone e Outlook) con la famiglia

Hai già un calendario sul telefono e vorresti che anche il tuo partner vedesse gli allenamenti, le visite e le riunioni di scuola senza doverglieli inoltrare ogni volta. La buona notizia è che condividere il calendario Google con la famiglia richiede pochi minuti, e lo stesso vale per il calendario dell'iPhone e per Outlook. In questa guida trovi i passaggi per ciascuno, i permessi da scegliere e i limiti che è meglio conoscere prima di organizzarci sopra tutta la vita familiare.

Una premessa: i menu di queste app cambiano spesso nome e posizione. I passaggi qui sotto descrivono il percorso generale; se una voce si chiama in modo leggermente diverso, cerca nelle impostazioni del calendario qualcosa che riguardi la condivisione.

Prima di iniziare: crea un calendario dedicato

L'errore più frequente è condividere il proprio calendario personale, con dentro riunioni di lavoro, appunti e impegni che agli altri non servono. Molto meglio creare un calendario condiviso nuovo, chiamato per esempio «Famiglia», e mettere lì solo ciò che riguarda tutti.

In questo modo ognuno mantiene il proprio spazio privato e il calendario comune resta leggibile. Tutti e tre i servizi permettono di avere più calendari nello stesso account, ciascuno con un colore diverso.

Come condividere il calendario Google con la famiglia

La condivisione di un calendario con persone specifiche si imposta in genere dal sito di Google Calendar, quindi conviene farlo da computer.

1. Apri Google Calendar nel browser e accedi con il tuo account.
2. Nella colonna di sinistra crea un nuovo calendario (cerca il pulsante per aggiungere altri calendari) e dagli un nome.
3. Passa con il mouse sul calendario appena creato, apri il menu con le opzioni e scegli le impostazioni e la condivisione.
4. Nella sezione dedicata alla condivisione con persone specifiche, aggiungi l'indirizzo email di chi vuoi invitare.
5. Scegli il livello di autorizzazione e conferma. L'altra persona riceve un'email con l'invito.

I permessi sono la parte che conta di più. In un Google Calendar condiviso puoi decidere se l'altra persona vede soltanto quando sei occupato, vede tutti i dettagli degli eventi, può modificarli oppure può anche gestire la condivisione. Tra due genitori ha senso dare a entrambi la possibilità di modificare gli eventi; per nonni o babysitter di solito basta la sola visualizzazione.

Google offre anche il gruppo Famiglia: quando ne crei uno, viene creato un calendario di famiglia visibile a tutti i membri del gruppo. È la strada più rapida se usate tutti un account Google.

Calendario condiviso su iPhone: come funziona

Su iPhone la condivisione passa da iCloud, quindi il calendario deve essere un calendario iCloud e non uno salvato solo sul dispositivo.

1. Apri l'app Calendario e tocca la voce che mostra l'elenco dei calendari.
2. Crea un nuovo calendario oppure tocca il simbolo delle informazioni accanto a uno esistente.
3. Cerca l'opzione per aggiungere una persona e inserisci il suo contatto o la sua email.
4. Decidi se quella persona può modificare gli eventi o solo vederli.

Se in casa usate «In famiglia», la funzione di Apple per i gruppi familiari, trovate già un calendario comune a tutti i membri. Condividere il calendario dell'iPhone funziona al meglio quando tutti hanno un dispositivo Apple; chi usa Android non ha un'app ufficiale per il calendario di iCloud e l'esperienza è meno comoda.

Calendario Outlook condiviso: i passaggi

Outlook è una scelta naturale se lo usi già per lavoro o hai un account Microsoft personale.

1. Apri la sezione del calendario in Outlook, sul web o nell'app per computer.
2. Crea un calendario nuovo per la famiglia, così tieni separati gli impegni di lavoro.
3. Cerca il comando di condivisione nella barra in alto oppure nel menu del calendario.
4. Inserisci l'email della persona e scegli se può vedere tutti i dettagli o anche modificare.

Un'avvertenza: se il tuo account Outlook è aziendale, la condivisione con indirizzi esterni può essere limitata dalle regole della tua organizzazione. Per la famiglia è più semplice usare un account personale.

I limiti di questi calendari nell'uso familiare

Google Calendar, il calendario di Apple e Outlook sono strumenti solidi e per molte famiglie sono più che sufficienti. Sono però nati pensando al singolo utente e al lavoro, e nella vita di casa alcuni limiti si sentono.

• Serve lo stesso ecosistema. Tutto fila liscio se tutti usano lo stesso servizio; con telefoni e account misti qualcuno finisce per avere un'esperienza più scomoda.
• Un evento non dice chi se ne occupa. «Colloquio con le maestre» compare a entrambi, ma chi ci va? Molte famiglie lo risolvono scrivendo il nome nel titolo.
• Le cose da fare stanno altrove. Comprare il materiale per la gita o compilare un modulo sono compiti, non appuntamenti, e di solito finiscono in un'altra app o in una chat.
• Documenti e liste sono separati. L'avviso della scuola, la ricetta del pediatra e la lista della spesa vivono ciascuno in un posto diverso.
• Nonni e babysitter. Coinvolgerli significa creare altri calendari o altri permessi, e non sempre hanno voglia di configurare un account.

Niente di tutto questo è un difetto in sé: dipende da quanto è complessa la vostra organizzazione. Se vuoi capire quali caratteristiche contano davvero, leggi la guida su come scegliere un calendario condiviso per la famiglia.

Un'alternativa pensata per le famiglie: Duppy

Duppy è un'app in arrivo per iOS e Android, costruita attorno alla vita familiare più che attorno all'agenda di una persona. Appuntamenti, cose da fare, scadenze, liste, note e documenti stanno nello stesso spazio condiviso, e ogni impegno indica chi ne è responsabile.

Lo stesso impegno si vede nel calendario e tra le cose da fare, con il suo stato: da fare, in corso, fatto o in ritardo. Con un solo account puoi creare più gruppi, per esempio uno con i nonni e uno con la babysitter, e segnare come privato ciò che non vuoi condividere. Non è ancora disponibile: arriverà presto.

Domande frequenti

Si può condividere Google Calendar dall'app sul telefono?

Le impostazioni per condividere un intero calendario con persone specifiche si trovano in genere nella versione web di Google Calendar. Conviene quindi farlo da computer, oppure aprendo il sito dal browser del telefono in versione desktop.

Chi riceve un calendario Google condiviso deve avere un account Google?

Per vedere il calendario insieme agli altri e modificarne gli eventi serve un account Google. In alternativa si può rendere pubblico un calendario e condividerne il link, ma in quel caso chiunque abbia il link può vederlo: per gli impegni di famiglia è meglio evitarlo.

Posso condividere il calendario dell'iPhone con chi ha Android?

Il calendario di iCloud è pensato per i dispositivi Apple e non esiste un'app ufficiale per Android. Chi usa Android può comunque aprire iCloud dal browser, ma è meno pratico. Se in famiglia avete telefoni diversi, conviene scegliere un servizio che funzioni bene su entrambi.

Che permessi dare ai familiari su un calendario condiviso?

Tra i due genitori ha senso che entrambi possano aggiungere e modificare gli eventi, così nessuno diventa il segretario dell'altro. A nonni, babysitter o altre persone di supporto di solito basta poter vedere gli impegni.